Digitales Tel.: +49 201 857 870 59
Digitales Fax: +49 201 857 88 347
E-Mail: info@derksen-digital.de
Papierloses Büro
Papierloses Büro
In Deutschland wird das papierlose Büro von vielen Menschen als Utopie wahrgenommen, über die sich auch gern auf Stammtischniveau belustigend erhoben wird.
Dabei ist der Weg zum papierlosen Büro selbst in vielen deutschen Firmen schon begonnen worden. Es fehlt dabei aber an Konsequenz, an einem Gesamtkonzept und an der nötigen Expertise.
Daher hat Derksen Digital über die Jahre diverse Konzepte erarbeitet, die eine möglichst umfassendes Umsetzung des papierlosen Büros ermöglichen.
Selbstredend gibt es zu jeder Regel eine Ausnahme. In Ausnahmefällen muss demnach immer noch Papier verwendet werden - insbesondere dann, wenn Ihre Partner noch nicht so weit sind wie Sie. Aber der allgemeine Workflow kann und sollte heutzutage papierlos organisiert werden, um Ihre Ressourcen zu schonen und optimale Abläufe zu gewährleisten.
Datenspeicher
Der Ort, an dem Ihre Daten gespeichert werden, ist eine essenziell wichtige Position Ihrer IT-Struktur
Was früher die Client-Server-Struktur war, ist heute oftmals die Cloud: Der Standard zur Datenhaltung. Egal, ob nun in einer eigenen Cloud, in einer in Deutschland gehosteten Cloud oder einer weltweit aktiven Cloud; Cloud-Lösungen sind omnipräsent.
Viele Unternehmer in Deutschland schrecken vor dem Begriff Cloud schon allein deshalb zurück, weil er in der Vergangenheit mit Datenschutzproblemen assoziiert wurde. Datenschutz ist in Europa ein sehr exklusiv behandeltes Thema und daher bei jeder Implementierung zu beachten.
Der Datenspeicher stellt für Sie als Unternehmen das zentrale Element dar, das Ihren täglichen Workflow perfekt abbilden muss. Während für viele kleine und mittelständische Unternehmen eine Server-Struktur vollkommen überdimensioniert ist und bereits einfache NAS-Lösungen den Bedarf decken können, ist bei größeren Unternehmen stets die Frage im Raum, ob ein eigener Server oder eine Cloud die richtige Wahl darstellt.
Wir analysieren daher zunächst Ihren Workflow und entscheiden dann mit Ihnen, welche Lösung für Sie passend und vor allem skalierbar ist. Denn Sie sollen auch nach einigen Jahren noch immer von unserer Arbeit profitieren.
Dateneingänge
Papiereingänge sollten direkt digitalisiert werden, um sie optimal weiterzuverarbeiten
Digitale Faxe? Kein Problem.
Digitalisierte Aufnahmen von Gesprächen? Kein Problem.
Direkt in einen Netzwerkordner gescannte Briefe mit Texterkennung? Kein Problem.
Was auch immer Sie an nicht digitalen Dokumenten erhalten, es wird sofort und nahezu automatisch Ihrem digitalen Workflow zugeführt.
Eine Papierakten brauchen Sie nicht mehr. Briefe können nach dem Scannen entsorgt werden. Denn wir stellen sicher, dass Sie sich auf Ihre digitale Archivierung und Speicherung in der Form verlassen können, dass Sie Papier tatsächlich nicht mehr brauchen - auch nicht für das Finanzamt oder andere Behörden.
Datenversand
Sie selbst sollten auf Papier vollständig verzichten. Der Versand von Briefen ist fast immer unnötig und vermeidbar
Sobald wir mit Ihnen die digitalen Workflows etabliert haben, senden Sie lieber E-Mails als Briefe zu schreiben. Wenn Sie einen verbindlichen Sendebericht brauchen, senden Sie Faxe direkt aus ihrem Programm heraus - mit einer Fax-Drucker-App. Kein analoges Faxgerät ist dazu noch länger erforderlich.
Und ansonsten arbeiten Sie kollaborativ mit Ihrer digitalen Akte. Sie teilen mit Ihren Partnern gewisse Segmente, um die Arbeit zu erleichtern. Unterwegs haben Sie Ihre Daten sowieso jederzeit griffbereit. Und Ihren größeren Kunden und Lieferanten stellen Sie sichere Kanäle zur Verfügung, um mit ihnen gemeinsame Strukturen zu verwalten und die Kommunikation zu erleichtern - selbst bei größeren Datenmengen.