Voice over IP (VoIP)

Telefonie und Fax

Als Derksen Digital im Jahr 2009 die erste Komplett-Umstellung auf eine rein virtuelle Telefonanlage in einem mittelständischen Betrieb vornahm, sorgte dies für absurde Situationen: Die gebrauchten und völlig abgenutzten ISDN Telefone der Telekom konnten durch den Kunden bei Ebay für Preise verkauft werden, die deutlich über denen der neu angeschafften Voice over IP fähigen Telefone mit neuester Technik lagen. Auch das alte Faxgerät, das ersatzlos durch ein virtuelles Fax ersetzt wurde, konnte noch sehr gute Preise erzielen. Der Markt in Deutschland war damals noch nicht bereit für diese Technologie. Voice over IP wurde als unzuverlässig eingestuft, obwohl es das niemals war. Gescheiterte Projekte waren nur deshalb gescheitert, weil viele vermeintliche IT-Experten auf diesem damals neuen Gebiet nicht ausreichend informiert waren.

Was damals ein Pilotprojekt war, hat dem Kunden bis heute in Summe über 100.000 € eingespart, massive Wettbewerbsvorteile generiert, erhebliche Qualitätsverbesserungen ohne jede weitere Investition eingebracht und sämtliche Betriebsabläufe flexibilisiert sowie skalierbar gestaltet.

Telefonie überall

Ob auf dem Notebook, dem Chromebook, dem Smartphone, dem Telefon oder sonstwo

Seit 2009 hat sich natürlich vieles verändert. Das Grundprinzip von Voice Over IP (VoIP) Telefonie bleibt aber gleich: Es gibt keine Leitungen mehr. Die Telefonie findet über die Nutzung der Internetverbindung statt. Das ermöglicht es, vollkommen flexible Lösungen zu kreieren, die standortunabhängig eingesetzt werden können. Dazu ein paar konkrete Anwendungsbeispiele:

Ein Unternehmen mit mehreren Standorten in Deutschland, einigen Home Office Mitarbeitern sowie einem Auslandsstandort entscheidet sich für die Lösung von Derksen Digital. An allen Standorten wird der Investitionsposten der Hardware-Telefonanlage ersatzlos abgeschafft. Dies spart erhebliche Kosten.

Darüber hinaus werden an den Arbeitsplätzen lediglich Notebooks benötigt und die Mitarbeiter werden mit hochwertigen Kopfhörer-Systemen ausgestattet, die sie aufgrund ihres geringen Gewichts überall mit hinnehmen können. Das Telefon ist quasi auf dem Arbeitsplatz virtuell installiert. Alternativ, wenn es weiterhin normale Telefone geben soll, werden VoIP fähige Telefone mit Telefonhörern in das System problemlos eingebunden.

Der Chef der Firma, dessen Durchwahl und Handynummer nicht außerhalb des Unternehmens verbreitet werden sollen, ruft mit der Nummer des Sekretariatsarbeitsplatzes an, während er selbst unter einer anderen Rufnummer erreichbar ist.

Der Auslandsstandort ist eingebunden in die Flatrate, die das Unternehmen gebucht hat. Somit sind die monatlichen Verbindungspreise auf ein Minimum gefallen.

Darüberhinaus erlauben es Komfort-Funktionen wie die Anbindung an Google Business oder Outlook, direkt aus der Kontaktliste heraus zu wählen, Verfügbarkeiten der Kollegen live zu sehen, Anrufe durchzustellen, Aufnahmen des Gesprächs (bei Zustimmung) per Tastendruck zu erstellen oder Konferenzen zu schalten.

Das Faxgerät wird nicht mehr benötigt. Stattdessen werden Faxe per E-Mail empfangen und per virtuellem Faxdrucker von jedem PC aus gesendet.

Falls die Internetleitung einmal ausfällt, wird direkt und automatisch (!) auf die Sekundärleitung oder den Mobilfunk umgeschaltet, falls erforderlich.

Faxe

Es gibt sie immer noch

Zu den Geschichten, die in der Tätigkeit von Derksen Digital über die Jahre entstanden sind, gehört auch, dass im Jahr 2015 ein Millionenauftrag aufgrund der Vorhaltung eines Hardware-Faxgerätes nicht zu Stande gekommen ist.

Der zuständige Vorstandsmitarbeiter des potentiellen Kunden hatte bereits alles mit uns geklärt. Der Auftrag war schon quasi unterschrieben, wir in den Startlöchern und es fehlten nur noch Formalitäten.

Als das Konzept dann dem Vorstandsvorsitzenden des Unternehmens zur Absegnung vorgelegt wurde, fragte dieser an entsprechender Stelle, wie er und seine Sekretärin denn künftig faxen könnten und was dafür angeschafft werden müsse, da diese Position gar nicht im Budget auftauchen würde. Als wir ihm erklärten, dass es kein Faxgerät mehr gebe und künftig jeder Mitarbeiter flexibel vom PC aus faxen könne, wurde er panisch. Am Ende des Gesprächs sagte er das Vorhaben ab und investierte schlussendlich eine riesige Summe in die Erneuerung der Telefonanlagen seiner Firma.

Dieses Ereignis hat uns vor Augen geführt, dass wir das Thema Fax bei jedem unserer Projekte sehr prominent ansprechen werden.

Wenn Ihnen ein Hardware-Fax wichtiger ist als die massive Einsparung Ihrer Gelder sowie einer erheblichen Verbesserung Ihrer Möglichkeiten im Rahmen der Telefonie-Workflows, dann wenden Sie sich bitte an einen anderen Berater. Denn eines steht fest: Faxgeräte sind nicht mehr zeitgemäß.

Kontakte

Synchronität ist der Schlüssel

Jeder weiß um das Chaos, das beim Wechsel eines Smartphones in der Kontaktverwaltung entstehen kann. Doppelte, dreifache oder plötzlich fehlende Kontakte sind ein oft vorzufindendes Problem.

Eine größere Dimension nimmt das Problem an, wenn die Kontakte eines Unternehmens plötzlich durcheinander geraten oder bloß einzeln auf Geräten gespeichert werden.

Derksen Digital erarbeitet mit Ihnen gemeinsam das für Sie passende Synchronsierungs- oder Mappingkonzept, damit Sie jederzeit all Ihre Kontakte mit entsprechenden Rechten und Gruppenzuweisungen an den nötigen Stellen verfügbar halten.

Es muss stets das zentrale Unternehmensverzeichnis der Kontakte definiert und dann priorisiert werden. Daran können andere Systeme per Schnittstelle andocken und die Kontakte synchron halten.

Im Ergebnis haben Sie Ihre Kontakte mit den jeweils nötigen Details in Ihrem E-Mail Programm genauso wie auf Ihrem Telefon, in Ihrem Scanner oder anderswo im Zugriff, wenn Sie sich autorisiert haben.